Die Vertreterversammlung ist das höchste Organ der Volksbank Dresden-Bautzen eG. Sie genehmigt u.a. den Jahresabschluss, entscheidet darüber, wie der Gewinn verwendet wird und bestimmt die Besetzung der Kontrollgremien. Dabei gilt das demokratische Prinzip: ein Mitglied, eine Stimme – unabhängig davon, wie viele Geschäftsanteile die gewählten Vertreter besitzen.
Im Jahr 2018 fand unsere Vertreterversammlung in den Räumlichkeiten der Gläsernen Manufaktur in Dresden statt. Im Jahr 2019 geschah dies im Deutsch-Sorbischen Volkstheater in Bautzen. Durch die Einschränkungen der Corona-Pandemie wurde die Vertreterversammlung in den Jahren 2020 und 2021 als Live-Stream mit anschließender schriftlicher Stimmabgabe durchgeführt.
Die Vertreterversammlung am 9. Juni 2021 leitete in gewohnter Weise der Vorsitzende des Aufsichtsrates, Rechtsanwalt Hagen Döhl. Die Versammlung wurde in Bild und Ton aus dem Deutsch-Sorbischen Volkstheater Bautzen, dessen Ränge leer waren, übertragen. Gemäß den Regularien trug Vorstandssprecher Thomas Müller den Lagebericht des Vorstands vor. Der Jahresabschluss und der Beschluss über die Gewinnverwendung, einschließlich der Zahlung einer Dividende in Höhe von 2 Prozent wurde den Vertretern zur Genehmigung empfohlen. Auch die zu wählenden Aufsichtsratsmitglieder wurden vorgestellt. Die über eine Chatfunktion eingestellten Rückfragen der am Livestream teilnehmenden Vertreter beantworteten Aufsichtsratsvorsitzender Hagen Döhl und Vorstandssprecher Thomas Müller.
Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen gab es keine Beschlussfassungen und Abstimmungen. Diese wurden in schriftlicher Form – mittels geheimer Wahl – durchgeführt. Alle Vertreter hatten die entsprechenden Unterlagen im Vorfeld des Livestreams mit der Einladung erhalten. Die anschließende Auszählung ergab eine überwältigende Mehrheit für alle Vorschläge der Verwaltung. Alle Vertreter erhielten eine schriftliche Information zu den Abstimmungsergebnissen. Über die Homepage der Bank waren diese auch für alle Mitglieder der Volksbank einsehbar.
Die Vertreterversammlung des Jahres 2022 wird 8. Juni stattfinden. Nach zwei „besonderen“ Jahren freuen wir uns, dass wir diese als Präsenzveranstaltung in der Messe Dresden durchführen können. Neu ist: Wir werden allen Vertretern die Möglichkeit anbieten, ihre Stimme abzugeben, auch wenn sie nicht an der Präsenzveranstaltung teilnehmen können oder wollen. Auf Grundlage umfassender Informationen, die wir mit der Einladung versenden, können die Vertreter diese Möglichkeit zur geheimen schriftlichen Stimmabgabe vor dem Termin der Vertreterversammlung nutzen. Die ausgezählten Stimmen fließen innerhalb der Präsenzveranstaltung unmittelbar in das dort ermittelte Abstimmungsergebnis ein. Dabei wird gewährleistet, dass jeder Vertreter nur einmal abstimmen kann, schriftlich oder in Präsenz.